Tout dépend évidemment du degré de maturité de ce système interne. L'expérience suggère cependant d'examiner soigneusement en particulier les points suivants :
La fiabilité souvent problématique des modèles sous tableur : le modèle et les dossiers générés sont-ils robustes et le resteront-ils (justesse des formules et capacité à faire face à toute situation - par exemple divisions par zéro, risques de modifier ou détruire des formules de calcul, sauvegarde et récupération des dossiers...) ?
La maintenance, l'évolution et la dissémination : combien de temps les auteurs du système interne resteront-ils dans la structure, et que se passera-t-il lorsqu'ils partiront ? Tant qu'ils sont présents, quelle est leur disponibilité et leur capacité à faire évoluer le système, et jusqu'où, en fonction de l'évolution des systèmes informatiques en général, et de la plate-forme locale en particulier ? Quels sont leur cœur de métier et leur mission : passer régulièrement de longues heures à développer et adapter un logiciel au coup par coup, ou se concentrer sur le client (externe ou interne) et sur le fond des dossiers et des problématiques qu'ils ont à traiter ? Ont-ils l'envie et le talent de diffuser leur production, en y consacrant quelle énergie et quel talent, et jusqu'où ?
La productivité et les risques : par exemple le souci de la perfection qui consomme beaucoup de temps, la maîtrise des impressions (combien de temps passe-t-on à réajuster les largeurs de colonnes, la taille des pages etc... qui ruinent souvent les gains de temps en amont ?), les sauvegardes (sont-elles assurées complètement et régulièrement, que pourra-t-on récupérer s'il faut réinitialiser un disque dur, quelle pérennité du support de sauvegarde ?...)